トヨタの「A3文化」

A3文化とは、トヨタ式のビジネス推進手法です。
決してA3サイズの紙で書類を作るという意味ではありません。

A3文化とは

• 自分自身の考え方を論理的に整理する
• 相手の立場・目線で理解を得る作戦を考える
• 報告・説明し賛同を得る

ということになります。
以下で詳しくご説明します。

トヨタではA3書類で報告しているのですか？

答えは、NOです。もちろん以前はA3の紙書類でしたが、さすがに今ではA3の紙媒体では運用していません。
正確には、一部の定型化してある報告会向け等では使用していますが。

A3書類の歴史としては1990年代のコンピュータの普及に伴って、手書きA3紙での報告が激減しました。コンピュータ化の当初は、A3サイズ対応のワープロが存在せず、A4縦サイズを横に2枚並べ得るなど工夫をしたものですが、それは、本質的なA3文化の対応ではありませんでした。

A3文化とはトヨタ式のビジネス推進手法

A3サイズの書類を作成していた考え方、すなわち、トヨタ式のビジネス推進手法をA3文化と称しています。

私にとっての「A３文化」は、トヨタでの20数年に渡るビジネス生活において勝手に身に付いていた能力でした。
ただ、そのことに気づいたのは、トヨタの後に勤務したサムスンでの勤務も終え、帰国してしばらく経ってからでした。

「A３文化」とは、わかりやすく伝えるというコミュニケーション能力です。
そしてこのコミュニケーション能力、実はテレワークの今の時代にぴったりの能力でもあります。

テレワーク時代だからこそ伝える技術
トヨタの「A3文化」　　
～究極の「仲間増やし」作戦～

という書名で電子書籍を出版しましたので、そちらもぜひ参照してください。

書籍の内容はこちらで紹介しています。

ビジネスは一人ではできません。相手がいて、仲間がいるといった状況で、如何に自分のアイデアや着眼を的確に伝え、賛同を得ることができるかがポイントとなります。
個人営業の八百屋さんも然りで、如何に良い商品で安価であるかをお客様に伝えることが商売の基本です。
政治の世界も同様です。主義主張の実現のためには、どれほどの価値のある政策であるかを伝達し共感を得ることが入り口です。

しかし、情熱的に伝えようとすればするほど、実は思っているほどには伝わらないものなのです。

A3文化の「外見」と「心」

A3文化としての情報の「外見」と　その「心」を整理します。
（以下、外見→心　として記載します）

A3横長に一枚
　→ 　ページをめくらずに一覧で全情報が把握可能
　　　＝論理の流れを容易に理解

手書き
　→　文字数が限られる。極限までの情報スキミングが必要
　　　＝わかりやすく短時間で理解

フリーフォーマット（枠繰りとレイアウトは自由）
　→　主張シナリオに沿って、論旨流れ設定と重要点強調

空白の美学
　→　手書き時代を踏襲した少ない文字数、図表で集約表現
　　　＝ストレスなく一瞬で理解

後工程はお客様

トヨタで良く言われることです。
自分の仕事を引き受けてくれる人は、自分にとってのお客様だから、その満足度が最大となるように仕事を渡すという考え方です。
「A3書類」の受け手の方も作成者から見た場合はお客様です。その満足度とは、論理的でわかりやすい資料です。短時間で判断できることです。

トヨタのA3文化に関しては、各種の書籍が出版されていたり、人材開発のセミナなども開催されていますが、実はその中で、もっとも重要な点が抜けています。

それは、この後工程はお客様という考え方です。
報告を受ける側の立場と目線に立つということです。
すなわち、
　相手が持ち合わせている情報と知識に合わせて説明を準備する
　相手の常識に合わせる
　聞きたい人の聞きたいこととして表現する
ということです。
誤解なく短時間に理解を得ることが隠れた重要点でした。

A3文化　活用のシーン

以下のような面着（会議体等も含めて）での報告が前提でした。
しかし、何らかの事情で面着報告ができない場合、あるいは報告の場が時間切れとなった際は、書類回覧での報告や承認という運用に切り替えます。
すなわち、面着報告を前提としてはいるが、回覧のみでもコミュニケーション可能な手法です。

テレワーク時代のコミュニケーション

面着不要で紙1枚に集約して伝える文化は、まさに今のテレワーク時代に役立つビジネススキルです。
ニューノーマルの今、テレワークが通常の姿となりました。
当然、
　遠隔地の複数のメンバとの情報の同時共有
　その場意見交換
さらには
　意思形成と合意
が重要です。
「A3文化」を活用することにより最適な推進が可能です。

事例や手順の詳細に関しては、Amazonの電子書籍Kindleから発売のしている書籍で紹介しています。

書籍の内容はこちらで紹介しています。

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