自分自身がどのように仕事や研究に取り組むか、その姿勢のまとめです。
自分の姿勢がふわふわしていては的が定まりません。効率にもアウトプット・レベルにも悪影響を与えます。
自分自身が主人公、主軸なわけですから、自分の姿勢を確固たるものにし続けることが重要です。
Bad News First
トヨタ時代に良く言われました。悪いことこそ、すぐに連絡して必要な対応に結び付ける必要があります。一方、これは人間の心理とは逆です。嫌なことは避けたい、表にしたくないという心理が働きます。見て見ぬふり、臭いものには蓋を、という心理です。
基本的な信頼関係ができていることが重要です。報告したら、親身になって一緒に対策してくれる人には気軽に報告できます。
即日実行
人間も動物ですので変化を好まず現状の継続に安心感を感じるものです。自らの強い意志がないとなかなかに新しい物事には取り組まないものです。ましてや他人から、外部からの指示によるものは抵抗が大きくなります。
しかし、個々人の取り組み姿勢や組織や企業の文化で、新しい物事への対応が大きく異なるようです。私自身、すぐに走り出したがる性格ですが、それをも凌駕する勢いで、即断即決をされる方や組織を見てきました。まさに舌を巻く勢いです。しかも、がむしゃらに突然行動しているのではなく、合理的・論理的思考を同時にともなっているから驚かされます。おそらくは、経験と訓練によってそのような能力を備えているのでしょう。
まずは、すぐにやってみることです。良くなかったら、中止するか修正すれば良いだけなので。
私自身も、よく、「言い訳する前にまずはやってみろ！」とよく叱られました。
走りながら考える
トヨタでは「遅考より拙速を尊ぶ」を好みます。
すなわち、レベルの高いアウトプットにするために時間をかけて考えるよりも、粗削りの考えでいいからすぐに実行に移すという考え方です。どうも私にはこの考えが染みついているようです。仕事が速いと言われるゆえんはここにあります。
さて、いざ実践しようと思うと、どのレベルでOKなのか判断かつかないこととなります。トヨタ社内ではレベルに関しての暗黙知がありますので何とでもなりました、レベルが不足だと思ってもスピード優先ですので、まずは走り始めて、レベル不足分を考えるという進め方となります。
時間とレベル、品質とコスト
時間をかけてレベルを高めるべきか、それなりのレベルでいいから早急に対応すべきか、悩ましいところです。 同様に、コストをかけて品質を高めるのかその逆かなど、背反するテーマに対する着眼です。
結論から言いますと、ときどきの環境でカメレオンのように優先度を変える必要があります。常に両にらみで業務を進めていれば、環境が変化した際に、軸足を移動するだけでスイッチングできます。
後工程はお客様
トヨタ固有の言葉だと思います。一般には、お客様とはお金を出して商品やサービスを買ってくれる人です。しかし拡大解釈して、自分の仕事を受け取ってくれる方、すなわち後工程をお客様とみなす考え方です。常にお客様満足度を上げることを考えます。
この考え方は企業文化に大きく依存します。後工程は指示に従って業務をこなすという文化の企業には受入れらないでしょう。
しかし、この「後工程はお客様」の考え方ですと確実にアウトプットの品質レベルがあがります。誤解を生むような指示ややりづらい作業は低減されます。総じて企業全体の能力と生産性が同時に向上します。
カイゼンが当たり前のトヨタだからこそ進めやすい状況にもあります。
思考と作業の分離
考える時間と 作業（表現する・形にする）の時間を明確に区別しましょう。とかく人間は作業に没頭しやすいものです。ましてや、目の前で形になると楽しくなりついつい凝った仕事をするものです。資料を作る際は、まずは全体の構成を考えて個々の中身に何を書くべきかを試行します。必要であれば、ラフにメモなどを取りながら。考えがまとまったら、ついで必要な情報を調べる作業、書き出し作業、実際に書類を作成する作業を進めます。要所要所でいったん作業を止めて、そもそもの説明の流れに沿ったものかを見直し、修正するという思考の時間に切り替えます。作業しながらの思考はとかくその部分だけの視野での考察になりやすく、いわば部分最適です。
たとえば、少し複雑な公的申請書類を記入する際にも、いきなり順番に記入するのではなく、記入すべき内容全体を見回した上で個々の項目に何を記入するのが良いかを考えます。その上で各項目を端的に記入するという流れです。いきなり各項目の細部を記入すると、内容の一貫性がずれていたりして書き直さなければいけなくなったりします。
A3資料作成の際も、いきなり細部の表やグラフを作成してはいけません。ついつい、きれいな表や見栄えにこだわったグラフなどを作りすぎますが、全体の流れから見た際に、内容が細かすぎたり、場合によっては、説明シナリオ的に不要となったが時間をかけて作成したのでどうしても残したいなどという無駄な検討時間となったことも多いものです。
お気軽にお問合せ・ご相談ください。
お問合せ / contact